Directive sur la déclaration et la gestion des conflits d'intérêts financiers de la CCSN

Table des matières

1. Dessaisissement par vente, transfert ou cession

2. Mesures pour éviter les conflits d'intérêts financiers

3. Fiducies sans droit de regard

4. Accords de gestion sans droit de regard

5. Autres fiducies et accords de gestion

6. Arrangements de représentations

7. Arrangements de gel des biens

8. Remboursement des frais

Critères des sources de titres interdites

Liste des sources de titres interditesde la CCSN

Déclaration de l'employé - Formulaire I (PDF)

Rapport confidentiel - Formulaire II (PDF)

1. Date d'entrée en vigueur

La présente Directive entre en vigueur le 1 juillet 2012.

2. Champ d'application

La présente Directive s'applique à tous les employés de la Commission canadienne de sûreté nucléaire (CCSN), sans égard au poste qu'ils occupent. Conjointement avec les exigences énoncées dans la Loi sur la sûreté et la réglementation nucléaires, le Code de valeurs et d'éthique du secteur public (2012), le Code de valeurs et d'éthique de la CCSN (PDF) (2012) et la Politique sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat de la CCSN (2012), elle fait partie des conditions d'emploi de la CCSN.

En tant qu'organisme distinct, la CCSN n'est pas liée par la Politique sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat et la Directive sur la déclaration et la gestion des conflits d'intérêts financiers publiées par le Conseil du Trésor du Canada.

3. Définitions

Voir l'annexe A.

4. Énoncé de la Directive

La présente Directive complète la Politique sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat de la CCSN. Elle fournit à la CCSN et à ses employés des instructions pour assurer l'administration prompte et équitable de la déclaration et de la gestion des conflits d'intérêts découlant des biens et des passifs privés. Cette Directive porte principalement sur les biens et passifs déclarables et autogérés qui pourraient placer les employés dans une situation de conflit d'intérêts.

La présente Directive doit être lue conjointement avec la Politique sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat de la CCSN, le Code de valeurs et d'éthique du secteur public, le Code de valeurs et d'éthique de la CCSN et toute autre politique associée aux conflits d'intérêts.

4.1 Objectifs

La présente Directive vise à fournir à la CCSN et à ses employés des procédures et des mesures pour déclarer et gérer efficacement les situations de conflits d'intérêts financiers découlant des biens et des passifs des employés et de l'exercice de leurs fonctions et de leurs responsabilités.

4.2 Résultats escomptés

Les résultats escomptés de la présente Directive sont les suivants :

  • la CCSN dispose de mécanismes adéquats pour aider ses employés à déclarer et à gérer efficacement les conflits d'intérêts réel, apparent ou potentiel découlant de leurs biens et de leurs passifs et de l'exercice de leurs fonctions et de leurs responsabilités;
  • les employés prennent des mesures appropriées pour éviter, réduire ou gérer les conflits d'intérêts réels, apparents ou potentiels découlant de leurs biens et de leurs passifs dans l'exercice de leurs fonctions et de leurs responsabilités.

5. Intérêts financiers

Il n'est pas nécessaire qu'un employé prévoie ou tire un avantage économique pour que ses biens et passifs entraînent un conflit d'intérêts. L'existence du bien ou du passif en soi dans le contexte des fonctions et responsabilités officielles de l'employé peut suffire à donner lieu au conflit.

5.1 Biens et passifs exempts

Les biens destinés à l'usage personnel des employés et des membres de leur famille, ainsi que les biens qui ne sont pas de nature commerciale, sont des biens exempts dont la déclaration n'est pas requise.

Habituellement, les biens et passifs exclus comprennent ce qui suit :

  1. le domicile principal ou secondaire et les propriétés agricoles;
  2. les articles ménagers et les effets personnels;
  3. les œuvres d'art, les meubles et objets anciens et les objets de collection;
  4. les automobiles et autres moyens personnels de transport;
  5. les liquidités et les dépôts, à l'exception des devises, détenues à des fins de spéculation;
  6. les obligations d'épargne du Canada et autres titres à valeur fixe émis ou garantis par un ordre de gouvernement au Canada ou l'une de ses organisations;
  7. les placements dans les sociétés en commandite dont les actions ne sont pas offertes au public et dont les biens sont des biens exclus;
  8. les titres d'emprunt du secteur public non garantis par un ordre de gouvernement, comme les titres d'emprunt d'une université ou d'un hôpital;
  9. les comptes d'épargne libres d'impôt, les régimes enregistrés d'épargne-retraite et les régimes enregistrés d'épargne-études qui ne sont pas autogérés;
  10. les investissements dans des fonds communs de placement à capital variable;
  11. les certificats de placement garanti et les instruments financiers du même genre;
  12. les rentes et les polices d'assurance-vie;
  13. les droits à des pensions;
  14. un héritage ne constituant pas un bien déclarable;
  15. les créances à recouvrer d'un ancien employeur, client ou associé;
  16. les prêts personnels consentis par les employés aux membres de leur famille immédiate et les petits prêts personnels consentis à d'autres personnes.

La liste ci-dessus n'est pas exhaustive et peut être modifiée par la CCSN.

5.2 Biens et passifs déclarables

Quelques biens et passifs peuvent créer des conflits d'intérêts réel, apparent ou potentiel. Ceux-ci proviennent habituellement d'une source de titres interdite et doivent être divulgués dans la Déclaration des conflits d'intérêts.

Une source de titres interdite est une personne ou entité qui demande à la CCSN de prendre une mesure officielle (permission, transaction, etc.), qui fait affaire ou cherche à faire affaire avec la CCSN, qui mène des activités réglementées par la CCSN, ou dont les intérêts pourraient être considérablement touchés par l'exercice ou le non-exercice des fonctions officielles d'un employé de la CCSN.

Les employés doivent s'abstenir d'investir dans une entité du secteur privé ou dans des sociétés cotées, ou de gérer eux-mêmes des valeurs cotées en bourse de sociétés qui possèdent un permis délivré par la CCSN et qui œuvrent principalement dans le domaine des produits et services nucléaires, ou les entités prenant part à des activités de prospection d'uranium. Cette consigne vise à empêcher un employé de tirer profit d'une information non accessible au grand public et à éliminer tout soupçon de délit d'initié.

Les biens et passifs ci-dessous doivent être rapportés par tous les employés dans la Déclaration des conflits d'intérêts :

  1. les valeurs cotées en bourse ou les titres des sociétés et des gouvernements étrangers qui participent principalement à des activités de prospection, de développement, d'application ou d'utilisation liées aux produits ou services nucléaires, de même que les régimes enregistrés d'épargne-retraite autogérés, les régimes enregistrés d'épargne-études autogérés, les fonds négociés en bourse et les comptes d'épargne libres d'impôt qui comprennent de telles valeurs ou de tels titres, lorsque ceux-ci sont détenus directement plutôt que comme unités de fonds communs de placement;
  2. les participations dans une société en nom collectif, une entreprise individuelle, une coentreprise, une société fermée ou une entreprise familiale et, en particulier, dans une société ou une entreprise qui possède ou contrôle des actions de sociétés mentionnées ci-dessus, à l'annexe 2 ou qui fait affaire avec la CCSN;
  3. les biens immobiliers utilisés par toute organisation qui participe principalement à des activités de prospection, de développement, d'application ou d'utilisation liées aux produits ou services nucléaires;
  4. les marchandises servant directement au développement, à l'application ou à l'utilisation des produits nucléaires, ou les contrats à terme sur de telles marchandises;
  5. les prêts, garantis ou non, consentis à des personnes autres que les membres de la famille immédiate de l'employé;
  6. les biens reliés au domaine nucléaire placés en fiducie ou découlant d'une succession dont l'employé est bénéficiaire;
  7. tout autre bien ou passif direct et éventuel qui pourrait susciter un conflit d'intérêts réel, apparent ou potentiel, vu la nature particulière des fonctions et responsabilités officielles de l'employé;
  8. les dettes envers des titulaires de permis ou des entrepreneurs.

Une liste des sources de titres interdites se trouve à l'annexe 2. Cette liste n'est pas exhaustive et peut être modifiée au besoin par la CCSN.

6. Fonctions et responsabilités

6.1 Obligations de l'employé

  1. Les employés doivent constamment évaluer leurs biens et passifs avec attention. Lors de cette évaluation, ils doivent prendre en considération la nature de leurs fonctions et responsabilités officielles, de même que les caractéristiques de leurs biens et passifs. S'il existe un conflit d'intérêts réel, apparent ou potentiel entre leurs fonctions et responsabilités officielles et leurs biens et passifs, ils sont tenus d'en faire rapport à l'agent d'éthique en temps opportun à l'aide de la Déclaration des conflits d'intérêts (Déclaration de l'employé - Formulaire I et Rapport confidentiel - Formulaire II).
  2. Il est interdit aux employés de vendre ou de céder leurs biens à des membres de leur famille ou à quiconque afin de se soustraire aux exigences de conformité.
  3. Les employés doivent examiner leur situation et leur conformité avec la Politique, la Directive et les annexes une fois l'an et lors de tout changement dans leurs affaires personnelles ou de toute modification apportée à la Politique, à la Directive ou aux annexes.

6.2 Obligations de la CCSN

Le président désigne un délégué qui partage avec le directeur du Bureau de la vérification les responsabilités suivantes :

  1. s'assurer qu'une structure organisationnelle, des ressources, des systèmes, des normes de service et des contrôles sont mis en place, de sorte que les exigences énoncées dans la Politique, la Directive et les annexes soient respectées promptement et fidèlement, en conformité des autorisations pertinentes.
  2. s'assurer que l'agent d'éthique chargé de l'application et de la gestion quotidienne de la présente Directive fournit promptement aux employés des conseils et des renseignements exacts et uniformes au sujet de la déclaration et de la gestion des conflits d'intérêts découlant de leurs biens et passifs, conformément aux exigences de la présente Directive.
  3. rappeler aux employés d'examiner leurs biens et passifs une fois l'an et selon les besoins.
  4. fournir des listes non exhaustives de biens et passifs exclus et de biens et passifs déclarables, ainsi qu'une liste des sources de titres interdites. La CCSN doit réviser au besoin les listes pour s'assurer qu'elles tiennent compte des nouveaux produits et méthodes de placement ainsi que son analyse des risques de conflits d'intérêts. La CCSN doit :
    • inclure ces listes ou un renvoi à celles-ci dans la Déclaration des conflits d'intérêts;
    • informer les employés de l'existence de ces listes;
    • aviser les employés des changements apportés à ces listes. Si les changements visent à rendre déclarables des biens et passifs exclus précédemment, la CCSN doit demander aux employés d'évaluer et de déclarer en temps opportun les biens et passifs de ce genre qui pourraient les placer dans une situation de conflit d'intérêts réel, apparent ou potentiel.

7. Gestion des conflits d'intérêts financiers

7.1 Formulaire de déclaration des conflits d'intérêts

La première étape de l'identification et de la gestion des conflits d'intérêts est la présentation par les employés de leurs biens et passifs déclarables. Tous les employés sont tenus de soumettre le formulaire de Déclaration des conflits d'intérêts (Déclaration de l'employé - Formulaire I; et au besoin, Rapport confidentiel - Formulaire II), produites conformément aux exigences de la Politique sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat de la CCSN et de la présente Directive.

7.2 Examen du formulaire de déclaration des conflits d'intérêts

L'agent d'éthique doit examiner promptement la Déclaration des conflits d'intérêts, demander des renseignements supplémentaires au besoin et communiquer par écrit les résultats de son examen à l'employé ayant soumis cette déclaration.

7.3 Détermination des mesures requises

7.3.1 Si à la lecture de cette déclaration, la CCSN conclut que les biens et passifs déclarés d'un employé donnent lieu à un conflit d'intérêts réel, apparent ou potentiel, l'agent d'éthique et l'employé doivent discuter promptement de la question afin de déterminer et de mettre en œuvre des mesures appropriées pour gérer et régler le conflit d'intérêts.

7.3.2 Les mesures vont de simples accords visant à éviter le conflit (par des documents de transfert des droits légaux sur les biens ou l'établissement de mesures d'évitement approfondies) au dessaisissement intégral par cession, vente ou transfert. Une combinaison de ces mesures peut s'avérer la manière la plus efficace de régler un conflit particulier. L'annexe 1 fournit des exemples de mesures qui peuvent servir à gérer et à régler les conflits d'intérêts.

7.3.3 La détermination de la mesure ou de la combinaison des mesures appropriées à prendre pour régler un conflit d'intérêts particulier, doit tenir compte de certains facteurs, notamment :

  • les risques que présente ce conflit d'intérêts pour la CCSN en tant qu'organisation;
  • la valeur et la nature des biens et des passifs visés;
  • les coûts réels devant être engagés pour la mise en œuvre des mesures par rapport au risque de conflit d'intérêts posé par les biens et passifs;
  • la primauté de l'intérêt public sur l'intérêt personnel.

7.3.4 à l'issue de cette évaluation, le délégué peut décider que le risque de conflit d'intérêts posé par l'ensemble ou une partie des biens et passifs déclarés est si négligeable qu'il serait dans l'intérêt public qu'aucune mesure ne soit adoptée à l'égard de ces biens et passifs.

7.3.5 Il est interdit aux employés de vendre ou de céder leurs biens à des membres de leur famille ou à toute autre personne dans le but de se soustraire aux exigences de conformité.

7.4 Mise en œuvre des mesures requises

Toutes les mesures requises à l'égard d'un conflit d'intérêts particulier doivent être énoncées clairement par écrit.

Le dessaisissement ou toute autre mesure requise doit être réalisé dans les 120 jours suivant la date indiquée dans la lettre initiale de l'agent d'éthique, ou dans le délai fixé par l'agent d'éthique et approuvé par le délégué. Dans le second cas, le délai peut commencer :

  • au moment de la nomination initiale de l'employé ou de son retour à la CCSN dans le cadre du programme d'Échange Canada ou autres accords;
  • au moment où il est déterminé qu'un changement important est survenu dans les biens, les passifs ou les fonctions et responsabilités officielles de l'employé ou lors de l'examen de ses biens et passifs

La CCSN et l'employé doivent prendre des mesures temporaires appropriées pour éviter ou empêcher qu'un conflit d'intérêts se produise tant que la mise en œuvre de la mesure n'est pas achevée.

Les exemples des mesures, dans l'annexe 1, énoncent des exigences minimales applicables à chacune de ces mesures.

8. Règlement

Lorsqu'il y a un désaccord entre l'employé et l'agent d'éthique, le directeur, le délégué ou le président à propos des dispositions requises pour régler un conflit d'intérêts, ce désaccord doit être réglé à l'aide des procédures d'appel et de règlement mises à la disposition de la CCSN et de ses employés.

9. Conséquences

Un employé qui ne se conforme pas aux exigences énoncées dans la présente Directive et dans la Politique peut faire l'objet de mesures administratives et disciplinaires pouvant aller jusqu'au congédiement.

Annexe 1 : Mesures de gestion des conflits d'intérêts financiers

Les sections suivantes décrivent les arrangements que peuvent prendre la CCSN et ses employés pour éliminer ou atténuer les risques de conflits d'intérêts réels, apparents ou potentiels découlant des biens ou des passifs des employés. Ces arrangements atténuent les risques de conflits d'intérêts à divers degrés au moyen d'une combinaison de mesures d'évitement et d'autres mesures décrites ci-dessous. La CCSN doit envisager soigneusement de recourir à une combinaison de mesures lorsqu'elle détermine les mesures à prendre à l'égard d'un conflit d'intérêts particulier.

Si l'employé ou une autre personne manque à l'une ou l'autre de ses obligations ou de ses responsabilités envers un arrangement décrit dans les sections suivantes, la CCSN peut choisir de rendre cet arrangement inopérant en tant que mesure de gestion du conflit d'intérêts. Dans ce cas, un autre arrangement doit être pris pour gérer ou éliminer le conflit d'intérêts.

Il incombe à la CCSN de s'assurer que tout arrangement ou mesure règle adéquatement le conflit d'intérêts et de passer en revue les conditions des arrangements officiels. Jusqu'à ce que les mesures définitives soient mises en place, la CCSN et l'employé doivent prendre des mesures temporaires appropriées pour éviter ou prévenir le conflit d'intérêts.

Il incombe à la CCSN de passer en revue et d'approuver les ententes et les fiduciaires ou agents désignés avant la mise en œuvre des instruments définitifs. Tous les dossiers et les documents doivent être protégés conformément aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

1. Dessaisissement par vente, transfert ou cession

La CCSN peut exiger que l'employé élimine complètement les risques de conflit d'intérêts réel, potentiel ou apparent découlant des biens ou passifs qu'il détient en s'en dessaisissant par la vente ou le transfert à un tiers, la cession des biens ou le remboursement des passifs.

1.1 Un dessaisissement par vente ou transfert à un tiers doit être consigné par écrit; il doit représenter le total des intérêts de l'employé dans les biens ou les passifs et se faire dans le cadre d'une relation sans lien de dépendance avec l'employé. L'employé doit remettre promptement à l'agent d'éthique des copies des documents attestant la vente ou le transfert, ainsi que l'identité de l'acheteur ou du bénéficiaire du transfert.

1.2 Similairement, un dessaisissement par cession ou remboursement doit être consigné par écrit et représenter le total des intérêts de l'employé. L'employé doit remettre promptement à l'agent d'éthique des copies des documents confirmant la cession ou le remboursement.

2. Mesures pour éviter les conflits d'intérêts financiers

L'employé peut prendre des mesures pour éviter les activités ou les situations qui pourraient le placer dans une situation de conflit d'intérêts réel, potentiel ou apparent par rapport à ses fonctions et responsabilités ou se retirer de telles activités ou situations. Ces mesures doivent viser les conflits d'intérêts pouvant découler de la participation de l'employé à des activités ayant une incidence sur ses biens et passifs ou sur sa capacité à obtenir de l'information privilégiée au sujet de ces derniers, ou encore les conflits d'intérêts engendrés par l'impact réel ou apparent que pourrait avoir la possession de tels biens et passifs sur son objectivité ou son impartialité dans le cadre de l'exercice de ses fonctions officielles.

2.1 Toutes les mesures d'évitement des conflits d'intérêts doivent être consignées par écrit. Lorsque l'efficacité de la mesure en dépend, l'employé doit autoriser la divulgation du conflit aux personnes de l'organisation qui doivent être informées de cette mesure afin d'assurer la réussite de la mise en œuvre de la mesure.

2.2 Les mesures faisant appel à des mécanismes formels de filtrage de l'information et des activités doivent être gérées directement par les membres du personnel de la CCSN qui sont en position d'exercer la surveillance nécessaire dans le cadre de leurs fonctions régulières.

3. Fiducies sans droit de regard

Une fiducie sans droit de regard est une fiducie dans laquelle sont placés les biens de l'employé (le fiduciant). Un administrateur (« le fiduciaire ») exerce tous les droits et les privilèges se rapportant aux biens placés dans la fiducie, y compris le pouvoir de vendre sans instruction ni contrôle de la part du constituant. Celui-ci ne reçoit aucune information, outre les renseignements prévus par la loi ou dans l'entente de fiducie.

3.1 L'employé doit choisir le fiduciaire avec soin et la relation entre l'employé et le fiduciaire doit être une relation sans lien de dépendance. Le fiduciaire peut être une société de placement, une fiducie, un fiduciaire public ou un particulier, comme un avocat, qui s'acquittera de ses obligations de fiduciaire dans l'exercice de son travail.

3.2 L'instrument de fiducie sans droit de regard doit comprendre les modalités suivantes :

  1. Les biens placés dans la fiducie doivent être énumérés dans une pièce jointe à l'instrument ou au contrat établissant la fiducie. Les biens doivent comprendre, au moins, les biens donnant lieu à un conflit d'intérêts réel, apparent ou potentiel.
  2. Les biens placés en fiducie doivent être enregistrés au nom du fiduciaire, ou détenus et administrés par le fiduciaire conformément au droit civil, sauf s'ils sont déposés dans un compte de régime enregistré d'épargne-retraite.
  3. Le fiduciaire peut, à sa discrétion, modifier la composition du patrimoine ou du compte, selon le cas.
  4. L'employé (le fiduciant) n'a aucun droit de gestion ni de contrôle sur les biens en fiducie.
  5. L'employé ne peut offrir ou donner des conseils au fiduciaire, ni participer d'une quelconque manière à tout processus décisionnel du fiduciaire, sauf de la manière prévue au paragraphe f) ou par l'entremise d'avis écrits permis dans le cadre de l'instrument de fiducie.
  6. Le fiduciaire ne doit pas demander ou accepter d'instructions ou de conseils de l'employé (constituant) concernant la gestion ou l'administration des biens. Cependant, des instructions de placement générales peuvent être fournies dans une annexe de l'instrument ou du contrat de fiducie sans droit de regard, mais uniquement sous réserve de l'approbation préalable de la CCSN. Les directives peuvent prévoir les proportions devant être investies dans les différentes catégories de risque, mais ne peuvent pas concerner une industrie en particulier. Aucune directive verbale n'est autorisée.
  7. Le fiduciaire ne peut fournir de renseignements sur la fiducie, notamment sa composition, à l'employé (constituant), sauf les renseignements qui, en vertu de la loi, doivent être déposés par l'employé (constituant) et les rapports périodiques sur la valeur globale de la fiducie.
  8. La fiducie durera aussi longtemps que l'employé (constituant) devra se conformer à la présente Directive et que le conflit d'intérêts lié aux biens existera.
  9. Le fiduciaire doit remettre les biens fiduciaires à l'employé ou à une autre personne nommée dans l'accord lorsque la fiducie cesse d'exister.
  10. Le fiduciaire fournit à la CCSN les rapports sur la fiducie et ses activités pendant le terme de la fiducie, comme le prévoit l'accord.

3.3 La CCSN doit approuver l'instrument de fiducie sans droit de regard et les fiduciaires, y compris les fiduciaires remplaçants et additionnels et prendre toutes les mesures nécessaires pour protéger l'identité de l'employé et les renseignements contenus dans le dossier concernant la fiducie sans droit de regard. Tous les renseignements concernant la fiducie sans droit de regard sont des renseignements personnels visés par la Loi sur la protection des renseignements personnels.

3.4 L'employé remettra promptement une copie de l'accord signé à la CCSN.

3.5 Au plus tard 60 jours suivant la date d'anniversaire de la signature de l'accord de fiducie sans droit de regard ou à toute autre date prévue dans l'accord, le fiduciaire doit remettre à la CCSN un rapport annuel contenant les renseignements requis aux termes de l'accord. Il est très important que l'employé n'ait pas accès au rapport annuel, qui comprendra un rapprochement des biens fiduciaires.

4. Accords de gestion sans droit de regard

Un accord de gestion sans droit de regard met les biens de l'employé dans les mains d'un gestionnaire qui est investi du pouvoir d'exercer tous les droits et privilèges liés à ces biens. Il est interdit au gestionnaire de communiquer avec l'employé et à l'employé de communiquer avec le gestionnaire, et ce, en tout temps.

4.1 L'employé doit choisir le gestionnaire avec soin et la relation entre le fonctionnaire et le gestionnaire doit être une relation sans lien de dépendance.

4.2 L'accord de gestion sans droit de regard doit comporter les modalités suivantes :

  1. Les biens devant être gérés aux termes de l'accord sont énumérés dans une pièce jointe à l'accord.
  2. L'employé n'a aucun droit de gestion ni de contrôle sur les biens gérés.
  3. Le gestionnaire ne doit pas demander ou accepter d'instructions ou de conseils de l'employé concernant la gestion des biens. L'employé ne peut offrir ni donner de conseils ni prendre part à des discussions ou à des processus décisionnels, peu importe le moment, qui pourraient avoir une incidence particulière ou importante sur les biens assujettis à l'accord. Il est interdit au gestionnaire de communiquer avec l'employé, sauf pour lui transmettre de l'information financière de base approuvée par la CCSN et l'information périodique nécessaire pour produire et déposer des déclarations de revenus; et il est interdit à l'employé de communiquer avec le gestionnaire. Cependant, l'employé a le droit, pendant toute la durée de l'accord, d'être tenu au courant de la valeur globale des biens.
  4. Nonobstant le paragraphe précédent, l'accord peut contenir des dispositions qui permettent au gestionnaire, lorsqu'il est d'avis qu'un événement exceptionnel aura vraisemblablement une incidence sur la valeur des biens :
    1. d'informer la CCSN en conséquence. Si la CCSN conclut que les circonstances sont susceptibles d'entraîner des pertes ou des préjudices indus importants pour l'employé, l'information financière approuvée par la CCSN peut être transmise à l'employé;
    2. dans des circonstances exceptionnelles seulement, l'employé pourra intervenir personnellement, mais seulement si la CCSN a déterminé que son intervention ne donnera pas lieu à un conflit d'intérêts et que l'inaction entraînerait une perte ou un préjudice indu pour l'employé. Une telle intervention doit avoir lieu en présence d'un représentant compétent de la CCSN.
  5. L'accord durera aussi longtemps que l'employé devra se conformer à la présente Directive et que le conflit d'intérêts lié aux biens existera.
  6. Le gestionnaire doit remettre à la CCSN des rapports sur l'accord et les activités exercées pendant la durée de l'accord conformément à celui-ci.

4.3 L'employé remettra promptement une copie de l'accord signé à la CCSN.

4.4 La CCSN prendra toutes les mesures nécessaires pour protéger l'identité de l'employé et les renseignements contenus dans le dossier concernant l'accord de gestion. Tous les renseignements concernant l'accord de gestion sans droit de regard sont des renseignements personnels visés par la Loi sur la protection des renseignements personnels.

4.5 Au plus tard 60 jours suivant la date d'anniversaire de la signature de l'accord de gestion sans droit de regard ou à toute autre date prévue dans l'accord, le gestionnaire doit remettre à la CCSN un rapport annuel contenant les renseignements requis aux termes de l'accord. Il est très important que l'employé n'ait pas accès au rapport annuel.

5. Autres fiducies et accords de gestion

5.1 L'employé et la CCSN peuvent déterminer qu'une autre forme de fiducie ou d'accord de gestion que la fiducie sans droit de regard ou l'accord de gestion sans droit de regard est plus appropriée, compte tenu des biens particuliers détenus par l'employé et du niveau de risque d'un conflit d'intérêts en découlant.

5.2 Cette autre forme de fiducie ou d'accord de gestion doit être conforme aux exigences prévues dans la présente Directive pour les fiducies sans droit de regard et les accords de gestion sans droit de regard, respectivement.

6. Arrangements de représentations

6.1 Dans certaines circonstances, un arrangement de représentation peut constituer un mécanisme approprié de gestion d'un conflit d'intérêts. Les arrangements de représentation, comme les mandats ou les procurations, sont des documents juridiques qui investissent un particulier du pouvoir d'agir pour le compte d'un tiers. Ils sont régis par le droit des mandats en common law ou en droit civil.

6.2 La CCSN doit approuver l'arrangement de représentation et les mandataires désignés avant la mise en œuvre de l'arrangement.

7. Arrangements de gel des biens

L'arrangement de gel des biens vise à éliminer tout contrôle direct par l'employé sur ses biens donnant lieu à un conflit d'intérêts. Cet arrangement peut prendre la forme d'un instrument de fiducie ou d'un accord entre la CCSN et l'employé.

7.1 Si l'arrangement de gel des biens revêt la forme d'une fiducie, les exigences prévues à la section 3 de la présente annexe s'appliquent.

7.2 Un accord de gel des biens entre l'employé et la CCSN doit être énoncé par écrit et convenu par les deux parties. L'accord doit comprendre les modalités suivantes :

  • L'employé ne doit prendre aucune mesure concernant les biens pendant la durée de l'accord.
  • L'employé doit se procurer, au moins une fois par année, une déclaration d'une personne en mesure d'attester que l'employé ne se livre à aucune activité au sujet des biens. La relation entre la personne émettant la déclaration et l'employé doit être une relation sans lien de dépendance et la personne en question doit être en mesure de savoir si l'employé s'est livré à des activités à l'égard des biens. L'employé remettra promptement une copie de la déclaration à la CCSN selon les modalités de l'accord.

8. Remboursement des frais

La CCSN peut rembourser les frais administratifs raisonnables que l'employé a engagés à la suite des mesures prises en vertu de la présente Directive pour gérer un conflit d'intérêts découlant des biens ou des passifs déclarés de l'employé. Le montant du remboursement est fixé par la CCSN et approuvé par le dirigeant principal des finances.

8.1 Les frais administratifs remboursables par la CCSN peuvent comprendre les suivants :

  1. lorsqu'une fiducie ou un autre accord avec des tiers est nécessaire en vertu de l'arrangement :
    1. les frais juridiques, frais de comptabilité et frais de transfert raisonnables engagés pour établir l'accord ou y mettre fin; ou
    2. les frais annuels réels et raisonnables engagés pour maintenir et administrer l'accord, y compris le dépôt des déclarations annuelles de revenus pour la fiducie;
  2. les commissions raisonnables pour le transfert, la conversion ou la vente des biens lorsque la CCSN le juge nécessaire;
  3. les frais raisonnables engagés par l'employé pour les autres services financiers, services juridiques ou services de comptabilité nécessaires en raison de la complexité de l'arrangement.

8.2 La CCSN ne remboursera pas :

  1. les frais d'exploitation quotidienne d'une entreprise ou d'une entité commerciale;
  2. les frais relatifs à la fermeture d'une entreprise;
  3. les frais d'acquisition des biens achetés avec le produit de la vente d'autres biens;
  4. les frais d'arrangements qui ne sont pas imposés ou approuvés par la CCSN;
  5. les frais se rapportant à des conflits d'intérêts qui découlent de biens ou de passifs de l'employé acquis après sa nomination initiale si :
    1. au moment de l'acquisition, l'employé savait ou aurait dû raisonnablement savoir que le bien ou le passif le placerait ou pourrait le placer en situation de conflit d'intérêts;
    2. l'acquisition n'est pas le résultat d'un legs ou d'un héritage ou d'un cadeau non sollicité;
  6. les frais engagés avant la déclaration des biens et du passif;
  7. les frais engagés par l'employé pour la préparation d'un rapport sur ses biens et passifs destiné à la CCSN en vertu de la Politique et de la présente Directive.

8.3 L'employé est responsable de tout rajustement de l'impôt sur le revenu qui peut découler du remboursement des frais administratifs.

Annexe 2 : Sources de titres interdites

Critères des sources de titres interdites

Une source de titres interdite est une personne ou entité qui demande à la CCSN de prendre une mesure officielle (permission, transaction, etc.), qui fait affaire ou cherche à faire affaire avec la CCSN, qui mène des activités réglementées par la CCSN, ou dont les intérêts pourraient être considérablement touchés par l'exercice ou le non-exercice des fonctions officielles d'un employé de la CCSN.

Les sources de titres interdites sont :

  • les demandeurs ou les titulaires de permis de la CCSN œuvrant principalement dans le secteur nucléaire;
  • les entités dont l'activité principale consiste à concevoir, à fabriquer ou à vendre des produits ou services nucléaires;
  • les sociétés d'ingénierie et d'architecture ou d'autres sociétés dont la principale activité est de fournir des services ou de l'équipement nucléaires;
  • les entités autorisées ou réglementées par la CCSN dont la principale activité consiste à produire, à vendre ou à réparer et entretenir du matériel médical industriel contenant des matières nucléaires;
  • les entités prenant part à des activités de prospection d'uranium;
  • les fonds de placement des secteurs de l'énergie ou des services publics dont le portefeuille comprend plus de 25 % de titres émis par des sources interdites;

Les employés doivent consulter l'agent d'éthique si les titres qu'ils prévoient acheter peuvent entrer en conflit avec leurs fonctions et responsabilités, et ce, même si les titres en question ne proviennent pas des sources susmentionnées.

Tous les employés qui détiennent des titres des entités mentionnées dans la liste ci-dessous sont susceptibles de se trouver dans une situation de conflit d'intérêts, peu importe leur poste ou leurs responsabilités. Cette liste n'est pas exhaustive et peut être modifiée au besoin.

Annexe 2 (suite) :

Cette liste sera modifiée périodiquement :

Liste des sources de titres interdites de la CCSN

1.

Asea Brown Boveri [ABB]

Produits et systèmes d'énergie, produits d'automatisation, automatisation des processus, robotique

2.

AECON

Planifie, construit, exploite dans les domaines de la construction nucléaire et utilitaire. Installations hydroélectriques, centrales de gaz naturel, centrales nucléaires

3.

Aker Solutions

Réacteur Accelerator Driven Thorium - nouveau design d'une centrale nucléaire

4.

Alcan/Rio Tinto: Rio Tinto [Hathor]

Producteur d'uranium

5.

Alstom

Premier fournisseur dans le monde de générateurs nucléaires de la turbine à vapeur. Plus de 180 unités - 30% des centrales nucléaires

6.

AMEC

Cycle de vie complet des installations nucléaires complexes; de la construction et de remise en état des installations nucléaires, réacteur/soutien opérationnel au nettoyage/déclassement et gestion des déchets

7.

Areva

Exploration et exploitation des mines d'uranium. Enrichissement de l'uranium. Construction de réacteurs.

8.

Babcock & Wilcox

Fabricant de produits de génération de vapeur et services

9.

BHP Billiton Diamonds - Billiton Steel

Exploite et fournit de l'uranium pour les centrales nucléaires

10.

Bruce Power Cameco; TransCanada Corporation; BPC Generation Infrastructure Trust; Borealis Infrastructure)

Exploite la centrale nucléaire de Bruce

11.

Cameco

Explore et produit de l'uranium et des combustibles pour les centrales nucléaires

12.

Canberra (Areva)

Moniteurs de contamination, détection des rayons

13.

Curtiss-Wright Flow Control Compan

Énergie nucléaire; nouvelles constructions, services de génie.

14.

Eads Sodern

Développe et vend des instruments optiques consacrés à l'industrie nucléaire. Générateur de neutrons pour la gestion des déchets nucléaires, la détection des matières radioactives

15.

Elekta

Outils et systèmes pour la radiothérapie et la radiochirurgie

16.

General Electric

Systèmes d'énergie

17.

General Dynamics

Maintenance nucléaire, travaux nucléaires

18.

Genivar

Fournit des solutions dans le domaine de l'énergie nucléaire (installations nucléaires, mines d'uranium, laboratoires de production des isotopes nucléaires)

19.

Global Dosimetry Solutions (Mirion Technologies)

Détection des radiations, mesure et surveillance, produits et services à l'industrie de l'énergie nucléaire

20.

Groupe Qualitas (SNC-Lavalin)

Fournit des services de matériaux d'ingénierie, génie géotechnique et géo-environnementale

21.

Hitachi

Fabrication et soudage

22.

Honeywell

Soins de santé; produits médicaux

23.

Horton CBI (CB&I)

Navires de confinement nucléaire ; services d'ingénierie, d'approvisionnement, de fabrication et de construction pour l'énergie nucléaire

24.

Innovative Steam Technologies (Aecon)

Générateurs de vapeur et de technologies connexes

25.

Ion Beam Applications

Imagerie moléculaire, solutions de cyclotron, dosimétrie, thérapie par faisceau de protons, diagnostic in vitro

26.

Landauer

Outils, conseils et soutien pour tester le potentiel d'exposition aux rayonnements ionisants

27.

MDH Engineered Solutions (SNC-Lavalin)

Services de consultation d'ingénierie geo-environnementale, géotechnique, hydro-géologique et environnementale

28.

Morrow Environmental Consultants (SNC-Lavalin)

Ingénierie et construction

29.

Nordion

Produits pour la prévention, le diagnostic et le traitement des maladies et des isotopes médicaux

30.

Siemens

Génie électrique et électronique

31.

SNC-Lavalin

Services en ingénierie

32.

Stantec

Services des centrales et des installations : génération biomasse, nucléaire, énergie de déchets. Laboratoires spécialisés : Isotopique, nucléaire, piles à combustible

33.

Strateco Resources

Engagé dans l'exploration de l'uranium et du développement du projet d'uranium Matoush

34.

Tantalum Mining (Cabot)

Spectrométrie de résonance magnétique nucléaire

35.

Tracero Radioactive Diagnostic (Johnson Matthey)

Surveillance radiologique, instrumentation nucléonique , diagnostique des processus, caractérisation de réservoir, conseils de protection de rayonnement et formation

36.

TransCanada

Services de transmission de gaz naturel et d'énergie

37.

Tyco

Testing et développement de valve nucléaire

Annexe 3 : Déclaration des conflits d'intérêts

Déclaration de l'employé - Formulaire I Rapport confidentiel - Formulaire II (PDF)

Déclaration de l'employé - Formulaire I Rapport confidentiel - Formulaire II (PDF)

à ne remplir que si des activités extérieures, des biens ou des passifs sont déclarables.

Appendice A : Définitions

Activités déclarables : Activités extérieures à la CCSN susceptibles de placer un employé en situation de conflit d'intérêts; par exemple, faire du bénévolat pour des entreprises ou des associations qui travaillent dans le secteur nucléaire, donner des cours sur l'énergie nucléaire ou sur le secteur nucléaire, ou vendre des appareils fonctionnant à l'énergie nucléaire.

Agent d'éthique : Responsable de l'application et de la gestion des programmes des valeurs et d'éthique, des conflits d'intérêts et l'après-mandat et de la divulgation interne.

Annexes : La Directive sur la déclaration et la gestion des conflits d'intérêts financiers de la CCSN comprend trois annexes :

Annexe 1 : Mesures de gestion des conflits d'intérêts financiers

Annexe 2 : Sources de titres interdites

Annexe 3 : Déclaration des conflits d'intérêts

Après-mandat : Dépendamment du poste, la période de travail avant qu'un employé soit embauché par la CCSN, durant laquelle il travaille toujours pour la CCSN et après son départ de la CCSN.

Biens déclarables : Bénéfices, placements, titres, etc., susceptibles de placer un employé en situation de conflit d'intérêts et qu'il doit déclarer dans la Déclaration des conflits d'intérêts.

Conflit de responsabilités : Conflit qui se pose, non pas en raison des intérêts personnels d'un employé, mais parce qu'une ou plusieurs de ses responsabilités officielles sont concomitantes ou concurrentes; par exemple, ces rôles pourraient inclure son emploi principal et ses responsabilités dans le cadre d'un rôle extérieur faisant partie de ses fonctions officielles, comme une nomination à un conseil d'administration ou à une autre fonction externe.

Conflit d'intérêts : Situation dans laquelle l'employé a des intérêts personnels qui pourraient influer indûment sur l'exécution de ses fonctions et de ses responsabilités officielles ou dont il pourrait se servir pour obtenir des gains personnels.

  • Un conflit d'intérêts réel est une situation de conflit qui existe déjà.
  • Un conflit d'intérêts apparent est une situation pouvant être perçue comme un conflit d'intérêts par un observateur raisonnable, que ce soit ou non le cas.
  • Un conflit d'intérêts potentiel est une situation de conflit qui peut raisonnablement être prévue.

Déclaration des conflits d'intérêts :

Déclaration de l'employé - Formulaire I

Rapport confidentiel - Formulaire II

Délégué : Secrétaire de la Commission auquel le président a délégué ses pouvoirs afin qu'il gère en son nom le Programme des conflits d'intérêts et l'après-mandat.

Directeur : Directeur du Bureau de la vérification et de l'éthique responsable de gérer les programmes des valeurs et d'éthique, des conflits d'intérêts et l'après-mandat et de la divulgation interne.

Directive : Directive sur la déclaration et la gestion des conflits d'intérêts financiers de la CCSN, qui fournit des instructions et de l'orientation sur les biens et passifs autogérés déclarables.

Employés : Personnes employées par la CCSN, nommées à des postes pour une période déterminée ou indéterminée et qui travaillent à temps plein ou à temps partiel.

Marchandises : Métaux essentiels utilisés pour la production d'énergie nucléaire.

Membre de la famille : Père, mère (ou beau-père, belle-mère ou parent adoptif), frère, sœur, époux (y compris conjoint de fait vivant avec l'employé), enfant (y compris enfant du conjoint de fait), beau-fils, belle-fille ou pupille de l'employé, grand-mère ou grand-père, petit-fils ou petite-fille et autre membre de la famille vivant de façon permanente chez l'employé ou chez qui vit l'employé de façon permanente.

Parties intéressées : Les employés de la CCSN, le grand public canadien, le gouvernement du Canada, les entrepreneurs et les titulaires de permis de la CCSN, ainsi que les organismes nationaux et internationaux du secteur nucléaire.

Passifs : Dettes ou obligations.

Personne déléguée : Superviseur autorisé à prendre des décisions conformément à la Charte de délégation des pouvoirs.

Placement direct et placement indirect : Un placement direct se fait par l'employé; par exemple, l'achat d'actions en son nom auprès d'une société ou par l'intermédiaire d'un courtier en valeurs mobilières ou d'un sous-courtier. Un placement indirect se fait par des entités, sans intervention de l'employé, par exemple l'achat d'un fonds commun de placement dont le portefeuille comprend des actions.

Politique : La Politique sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat de la CCSN.

Président : Président de la Commission canadienne de sûreté nucléaire, en qualité de personne nommée par décret. Il est assujetti à la Loi sur les conflits d'intérêts, mais pas à la présente Politique.

Sans lien de dépendance : Relation d'affaires entre deux parties indépendantes et n'ayant aucun lien.

Source interdite : Personne ou entité qui demande à la CCSN de prendre une mesure officielle (une permission, une transaction, etc.), qui fait affaire ou cherche à faire affaire avec la CCSN, qui mène des activités réglementées par la CCSN, ou dont les intérêts pourraient être considérablement touchés par l'exercice ou le non-exercice des fonctions officielles d'un employé de la CCSN.

Titres : Tous les intérêts en matière de créances ou d'instruments de capitaux propres, y compris les obligations garanties et non garanties, les débentures, les créances titrisées et les billets de trésorerie, ainsi que tous les types d'actions privilégiées et ordinaires. Le terme comprend les intérêts actuels et éventuels, y compris tous les intérêts bénéficiaires et les intérêts en common law découlant d'une fiducie. Il concerne en outre le droit d'achat ou de disposition de toute position acheteur ou vendeur, et comprend, sans restriction, les intérêts convertibles en de tels titres, ainsi que les options, les droits, les bons de souscription d'actions, les options de vente, les options d'achat et les options doubles y afférents.