Groupe consultatif sur le recouvrement des coûts - Procès-verbal de la réunion

16 novembre 2011
de 10 h à 13 h
280, rue Slater, Ottawa

Participants du Groupe consultatif sur le recouvrement des coûts (GCRC) :

Heather Kleb – Association nucléaire canadienne (ANC)
Lori McLinton – Ontario Power Generation (OPG)
Kevin Kelly – Bruce Power
Andrew White – Énergie atomique du Canada limitée (EACL)
Jean Alonso – CAMECO
Shannon Lacasse – MDS Nordion
Gerard Strugala – Pharmalogic
Michael Maher – Conseil canadien des laboratoires indépendants (CCLI), Golder Associates
Rick DeBruyn – Aztec Inspections Inc (par téléphone)
Gérard Landry – SGS
Jean St-Pierre – Stantec
Rick Robichaud – Team Industrial Services
Lisa McMurray – Shield Source (par téléphone)
Blair Kennedy – Énergie Nouveau-Brunswick (par téléphone)

Participants de la Commission canadienne de sûreté nucléaire (CCSN) :

Jason Cameron – directeur général, Direction de la planification stratégique (président du GCRC)
Stéphane Cyr – directeur général, Direction des finances et de l’administration
Barclay Howden – directeur général, Direction de l’amélioration de la réglementation et de la gestion des projets majeurs
André Régimbald – directeur général, Direction de la réglementation des substances nucléaires
Pierre Souligny – directeur, Division de la gestion des ressources financières
Nancy Sigouin – chef, Prévisions et crédits, Division de la gestion des ressources financières
Alexandra Savoie – conseillère financière principale, Division de la gestion des ressources financières
Tetyana Panichevska – agente principale de projet, Division de la coordination des activités de réglementation
Adam MacKenzie – agent principal en politiques, Division des politiques et des affaires autochtones et internationales (secrétaire du GCRC)

10 h 10 – Ouverture de la séance

Introduction et mot d'ouverture

J. Cameron ouvre la séance à 10 h 10 et souhaite la bienvenue aux participants.

Examen de Procès-Verbal et des Mesures de Suivi

J. Cameron examine les mesures de suivi et les mesures prises depuis la dernière réunion en 2010.

Bilan de la Dernière Année

Les participants n’ont aucun commentaire sur la dernière année.

Le Point sur les Plans des Activités de Réglementation

B. Howden commence sa présentation concernant le point sur les plans des activités de réglementation (PAR).

B. Howden fait remarquer que la quantité de travail augmente à la CCSN, particulièrement en raison des projets de prolongation de la durée de vie et de remise à neuf, ainsi que des nouvelles constructions à venir. Toutefois, la CCSN ne prévoit pas d’importantes augmentations de ses ressources pour la prochaine année. La charge de travail accrue est principalement gérée par les réaffectations internes des ressources, la simplification des processus de la CCSN pour accroître leur efficacité et l’amélioration de la clarté du cadre de réglementation.

B. Howden souligne que la CCSN sort d’une période de croissance importante marquée par des augmentations de coûts et de droits connexes. Cette situation, accompagnée de la nouvelle approche à l’égard du calcul des droits, améliore la prévisibilité des droits et la réduction de l’écart des droits entre les estimations et les droits réels.

K. Kelly demande ce que la CCSN fait pour améliorer ses processus.

B. Howden explique que la CCSN possède des outils pour simplifier et améliorer ses processus. En 2005, on a demandé un examen du Service d’examen intégré de la réglementation (SEIR). Depuis, la CCSN a effectué une autoévaluation, puis une mission du SEIR et une évaluation de suivi ont eu lieu. En réponse aux recommandations découlant de l’examen de l’AIEA et d’autres évaluations, la CCSN a élaboré le Plan harmonisé (PH) en 2008 pour gérer les initiatives d’amélioration de la CCSN. Le Comité de gestion de la CCSN assure un suivi et une surveillance mensuels du PH. La CCSN a un système de gestion officiel qui est fondé sur les normes de sûreté GS-R-1 et GS-R3 de l’AIEA. Dans le cadre du système de gestion, la CCSN documente et modifie les processus de sorte qu’ils soient adaptés aux usages prévus. B. Howden fait remarquer que la CCSN a élaboré un système unique pour assurer un meilleur suivi des mesures à prendre.

L. McLinton demande si les ressources de la CCSN augmenteraient ou resteraient inchangées étant donné les retraites à venir.

P. Souligny indique que les ressources de la CCSN demeureraient à 850 équivalents temps plein (ETP), mais que ce chiffre pourrait diminuer selon le budget de l’an prochain.

B. Howden présente un aperçu des PAR et rappelle aux membres du GCRC à quelles installations il faut appliquer les PAR, quelles activités les PAR visent, quels facteurs sont pris en considération au moment de l’élaboration des PAR et comment les PAR sont créés.

B. Howden explique qu’au cours de l’exercice 2012-2013, des changements seront apportés au format des PAR et au niveau de détail. Les plans comprendront les informations suivantes :

l’effort estimé total pour les activités techniques liées à la réglementation (notamment l’effort estimé pour la délivrance de permis, la certification et les activités relatives à la conformité propres à l’installation; la part proportionnelle attribuée de l’effort pour les activités de réglementation courantes pour le type d’installation; la part proportionnelle d’autres activités de soutien technique en matière de réglementation);
l’effort estimé total pour les services de soutien internes, qui est actuellement mis en évidence dans les PAR;
le droit estimé total pour l’installation ou le titulaire de permis;
une annexe, qui comprendra une liste générique des principales activités menées normalement dans chacune des catégories susmentionnées d’activités techniques liées à la réglementation et de services de soutien internes, ainsi que toute autre activité propre à une installation au cours de l’exercice.

Un exemple du nouveau format des PAR est présenté aux membres du GCRC.

B. Howden souligne que les estimations de haut niveau des PAR n’ont aucune incidence sur les estimations des droits, elles sont plus précises et plus prévisibles, elles établissent une meilleure distinction entre l’effort technique lié à la réglementation et les services de soutien internes, elles font appel à une terminologie claire et elles simplifient la présentation. B. Howden mentionne que les titulaires de permis devraient communiquer avec les directeurs de programme de réglementation ou les agents de projet appropriés pour obtenir plus de renseignements sur les activités de délivrance de permis et de conformité à venir à leurs installations.

En guise de conclusion de la mise à jour sur les PAR, B. Howden encourage les titulaires de permis à transmettre des commentaires sur le format des PAR d’ici le 12 décembre 2011.

Suivi (titulaires de permis) : OPG coordonnera la rétroaction des titulaires de permis sur le format des PAR et transmettra les commentaires à la CCSN d’ici le 12 décembre 2011.

Remarque : Cette mesure pour les titulaires de permis a été prise avant la date prévue (2 décembre 2011).

L. McLinton demande des précisions à l’égard du pourcentage du financement de la CCSN qui a été recouvré auprès des titulaires de permis en 2009‑2010.

P. Souligny confirme que 69 % du financement de la CCSN a été recouvré auprès des titulaires de permis en 2009‑2010. Il mentionne, qu’actuellement, la CCSN recouvre 70 % de son financement auprès des titulaires de permis et obtient les 30 % restants du Parlement. Les estimations de la CCSN augmentent de 2 à 3 % chaque année, principalement en raison des conventions collectives et d’une amélioration de l’amortissement des biens.

Une discussion générale s’ensuit sur les estimations, les hypothèses, le calcul proportionnel, l’allocation, la répartition et le rapprochement des droits et des projets spéciaux pour toutes les factures des titulaires de permis (A. White, K. Kelly et P. Souligny).

K. Kelly demande s’il existe un système avancé d’enregistrement du temps pour que les titulaires de permis sachent qui a travaillé à leurs sites et connaissent la quantité d’efforts directs réalisés.

B. Howden mentionne que la CCSN ne possède pas un tel système automatisé. Le système établi compte des renseignements sur le temps (et les ressources humaines) consacré à une installation donnée. Cependant, les renseignements sur les personnes qui ont travaillé à un site donné devraient être obtenus manuellement, et cela exigerait un temps considérable.

L. McLinton ajoute que les titulaires de permis veulent une réduction de l’écart entre les estimations et les valeurs réelles et ils veulent mieux comprendre cet écart.

B. Howden reconnaît que l’écart entre les PAR et les droits réels peut être difficile à gérer pour les titulaires de permis, en particulier les petits titulaires. Il indique que la CCSN vise un écart d’au plus 2 à 3 % entre les estimations et les droits réels. L’approche actuelle pour le régime de recouvrement des coûts de la CCSN permet d’obtenir un tel écart.

L. McLinton demande des précisions sur le rapport entre un ETP direct et les ETP généraux (P. Souligny confirme que le rapport est d’un ETP direct pour trois ETP généraux, les deux autres ETP étant pour le soutien en matière de réglementation et les services internes). Cependant, comme le précise le nouveau format proposé pour les PAR, il convient de souligner que les deux tiers des droits sont associés à des activités techniques liées à la réglementation.

Pour ce qui est des grands projets à la CCSN, P. Souligny mentionne que le laboratoire de la CCSN est terminé. Le gouvernement du Canada entreprend un Examen des services administratifs, et une partie de cet examen porte sur la centralisation des services de TI à l’échelle du gouvernement fédéral. Par conséquent, toute activité d’approvisionnement est essentiellement bloquée pour l’instant. La CCSN a des fonds disponibles pour la mise à niveau de ses systèmes, et elle ne prévoit rien d’autre en matière d’investissements importants dans l’infrastructure (TI ou autre).

Gestion Financière

S. Cyr et P. Souligny commencent leur survol financier. P. Souligny présente les derniers renseignements sur les droits de recouvrement des coûts et explique comment les coûts en 2010‑2011 ont connu une baisse générale de 6 % par rapport aux estimations initiales. Pour 2011‑2012, les droits finaux découlant des PAR devraient baisser d’environ 1,3 % par rapport aux estimations initiales.

P. Souligny ajoute que la CCSN recueillera un total d’environ 112 M$ en droits en 2011‑2012. Il présente la prévision sur trois ans des droits liés au recouvrement des coûts de la CCSN, et indique que les augmentations au cours des trois années pourraient être attribuables aux conventions collectives et à l’amélioration de l’amortissement des biens.

Au cours des derniers exercices financiers, le coût des activités de réglementation assujetties à des droits fixes ou à des droits basés sur une formule a dépassé les revenus. Pour rectifier la situation, la CCSN prévoit mettre en œuvre progressivement une augmentation des droits au cours des trois ou quatre prochains exercices.

P. Souligny poursuit avec un aperçu des améliorations apportées au programme de recouvrement des coûts et souligne que les estimations étaient fondées sur l’état financier du deuxième trimestre. S. Cyr ajoute que la précision des estimations augmente quand la CCSN obtient plus de renseignements des titulaires de permis, ce qui entraîne une réduction de l’écart entre les estimations et les valeurs réelles. La stratégie de recouvrement des coûts fait l’objet d’une discussion, notamment à propos de l’harmonisation des droits, de l’élimination progressive du manque à gagner lié au recouvrement des coûts pour les activités aux droits basés sur une formule, ainsi que des modifications possibles au Règlement sur le recouvrement des coûts de la CCSN (2003) et à la Loi sur la sûreté et la réglementation nucléaires (LSRN). J. Cameron mentionne que l’approbation du gouvernement est nécessaire pour toute modification à un document législatif : un processus long qui comprend de nombreuses consultations et publications, et auquel les titulaires de permis doivent participer pleinement (notamment les membres du GCRC et d’autres membres de l’industrie).

P. Souligny conclut le survol financier et encourage les membres du GCRC à transmettre leurs commentaires et leurs suggestions à la CCSN.

G. Landry demande si la CCSN a comparé les coûts de la délivrance de permis au Canada avec ceux dans d’autres pays, comme la France ou les États‑Unis. P. Souligny explique qu’aux États‑Unis, les droits sont établis par réacteur, tandis que les droits au Canada sont établis par centrale. Les droits sont d’environ 6 à 7 M$ par réacteur aux États‑Unis et de 3 à 4 M$ au Canada. S. Cyr ajoute que Deloitte a comparé la CCSN à d’autres pays et a conclu que la CCSN est conforme.

H. Kleb s’enquiert de la répartition avec ou sans droit du financement de la CCSN. P. Souligny et S. Cyr expliquent que la CCSN recueille 112 M$ en droits et que 18 M$ sont associés à des travaux sans droit.

J. Cameron souligne la possibilité d’une réunion au printemps afin de discuter de la façon dont la CCSN propose de gérer le manque à gagner lié aux droits fixes et aux droits basés sur une formule.

Résolution des Différends

Après une courte pause, J. Cameron reprend avec une brève présentation sur la résolution des différends. Aucun changement n’a été apporté aux mécanismes de résolution des différends depuis la dernière réunion. Le site Web est à jour, et J. Cameron avisera les membres en cas de modification. Il mentionne qu’il y a eu un différend rapidement résolu par l’intermédiaire de communications officielles avec le titulaire de permis. S. Cyr ajoute que ce différend portait sur la légalité de changements à la méthode de recouvrement des coûts, et la CCSN a été en mesure de montrer qu’elle respectait ses pouvoirs en vertu de la réglementation.

R. DeBruyn demande s’il existe une option pour créer un bureau d’ombudsman ou si la CCSN a décidé de ne pas prendre de mesures à cet égard, et si cette option existe, quelle est la performance de la CCSN à cet égard par rapport à d’autres organisations gouvernementales (p. ex. ministère de la Défense nationale, la Gendarmerie royale du Canada, Radio‑Canada, etc.).

Suivi (CCSN) : J. Cameron indique que la CCSN examinera d’autres organisations et leur fonctionnement en ce qui concerne un bureau d’ombudsman, et il rendra compte des résultats.

Consultations Concernant les Garanties Financières

A. Régimbald commence la mise à jour sur les consultations concernant les garanties financières.

Il présente le contexte historique et souligne que l’exigence en matière de garanties financières a été adoptée en 2000 et appliquée initialement seulement aux principales installations. L’exigence s’applique maintenant à tous les titulaires de permis. A. Régimbald explique qu’à compter de mai 2011, des courriels individuels ont été transmis aux 1 700 titulaires de permis pour les aviser de la mise en œuvre de l’exigence et de la tenue prochaine de séances d’information. Des lettres ont été envoyées par courrier en octobre. Les garanties financières ont été mentionnées aux titulaires de permis de quatre villes dans le cadre de deux séances de sensibilisation distinctes en mars et en mai 2011. La première présentation sur la mise en œuvre des garanties financières a été donnée devant les titulaires de permis de gammagraphie industrielle en mai 2011 (à Ottawa et à Edmonton). Les autres composantes des consultations comprenaient un article dans le bulletin du printemps 2011 de la Direction de la réglementation des substances nucléaires, un document de discussion affiché sur le site Web de la CCSN en mars 2011, 23 séances de sensibilisation à l’intention des titulaires de permis partout au Canada (de septembre à novembre 2011) et deux webinaires (en anglais et en français). La période de consultation prendra fin le 30 novembre 2011. Les prochaines étapes comprendront une présentation à l’intention du tribunal de la Commission (l’entité autorisée à modifier les permis restants) dans le cadre d’une réunion publique en avril 2012 : une occasion de présentation de soumissions écrites ou orales à la Commission. Le site Web de la CCSN contient d’autres renseignements et une description des divers moyens que les titulaires de permis peuvent utiliser pour fournir une rétroaction (formulaire électronique, courriel, télécopie et courrier). A. Régimbald met l’accent sur le fait que les garanties financières ne sont pas une taxe, une somme pour le recouvrement des coûts ou une source de financement des travaux de la CCSN. Elles permettent plutôt d’assurer la disponibilité de fonds à la fin des activités de délivrance de permis.

R. DeBruyn indique qu’il était préoccupé par la méthode de consultation. R. Robichaud exprime son accord.

M. Maher mentionne que l’exigence en matière de garanties financières coûtera environ 400 000 $ à Golder Associates, un montant trop élevé compte tenu du risque réel associé aux jauges et aux mécanismes de contrôle de la qualité dans l’industrie de la construction. Selon lui, les résultats souhaités en matière de garanties financières pourraient être obtenus au moyen de polices d’assurance ou d’ajouts mineurs aux permis.

G. Landry indique qu’il a assisté à plusieurs des réunions de consultation qui ont eu lieu. Il fait remarquer que les garanties financières coûteront à l’industrie nucléaire environ 60 M$ au total et ajoute que les titulaires de permis devront débourser des milliers de dollars additionnels à la seule fin d’exprimer leurs préoccupations à ce stade.

S. Cyr explique que si la décision d’exiger des garanties financières a été prise, la façon d’instaurer ces garanties n’a pas encore été déterminée. La CCSN est ouverte aux suggestions.

A. Régimbald mentionne que, de façon générale, l’intention est de réduire au minimum le fardeau du gouvernement fédéral dans le cas où un nettoyage doit être effectué (par exemple si le gouvernement doit s’occuper des jauges d’une centrale dont le titulaire de permis a fait faillite).

G. Landry affirme que les assurances semblent être la meilleure option.

R. Robichaud fait observer que les garanties financières créent des désavantages concurrentiels entre les petites et les grandes entreprises, puisque des fonds considérables doivent être consacrés aux garanties et ne peuvent plus être utilisés pour l’exploitation.

A. Régimbald répond que les garanties financières s’appliqueront à tous les permis.

R. DeBruyn demande si les garanties financières feront l’objet d’exemptions. A. Régimbald répond que des exemptions sont notamment prévues pour les permis de transport.

K. Kelly convient qu’il y a un problème à propos des définitions de permis et de l’application des garanties financières.

S. Cyr et A. Régimbald indiquent que la CCSN fournira des clarifications à ce sujet.

H. Kleb mentionne que l’Association nucléaire canadienne a présenté à ses membres le document de discussion intitulé « Mise en œuvre de garanties financières pour les titulaires de permis ». Les membres étaient déjà au courant que toutes les mines et usines de concentration d’uranium et les installations nucléaires d’importance devaient verser une garantie financière, et croyaient également qu’aucune modification ne serait apportée aux exigences en matière de garanties ni à ce qui peut être considéré comme une garantie acceptable.

À la suite d’une brève discussion à ce sujet lors de la réunion de l’Association nucléaire canadienne, A. Régimbald a confirmé que les grandes installations nucléaires devront démontrer que leurs garanties financières sont suffisantes pour mettre un terme de façon sécuritaire à leurs activités autorisées nécessitant des substances nucléaires et de l’équipement réglementé, et pour éliminer ces substances et cet équipement de manière sûre. Dans le cas des permis existants, la nouvelle exigence en matière de garanties financières s’appliquera sous forme d’une condition de permis : les titulaires devront fournir une garantie financière acceptable pour la Commission et suffisante pour mettre un terme de façon sécuritaire aux activités autorisées en vertu de leur permis, y compris l’élimination de toutes les substances nucléaires et de tout équipement réglementé par le permis.

J. Cameron mentionne que les membres du GCRC devraient examiner le document de discussion et faire part de leurs commentaires d’ici la fin du mois. Il rappelle à tous les participants à la réunion que la Commission, bien qu’elle prenne la décision finale, doit donner la chance aux titulaires de permis d’exprimer leurs points de vue.

Affaires Nouvelles

R. Robichaud demande des renseignements sur le programme d’accréditation des opérateurs d’appareil d’exposition (OAE) et s’il y a eu des changements apportés au processus d’accréditation. A. Régimbald mentionne que le programme sera pris en compte, surtout en ce qui a trait aux coûts qui lui sont associés, à sa durée de vie et à sa modification graduelle. Ces facteurs seront examinés l’année prochaine à pareille date.

J. Cameron souligne que tout processus de modification du recouvrement des coûts sera communiqué aux membres du GCRC, et qu’une autre réunion au sujet des droits fixes et des droits basés sur une formule devra peut être avoir lieu à la fin de l’hiver ou au début du printemps 2012.

J. Cameron indique que les titulaires de permis peuvent s’attendre à recevoir des lettres d’accompagnement, des PAR et une estimation des droits en avril. Il encourage les membres du GCRC à faire part de leurs préoccupations à la Commission.

Suivi (CCSN) : J. Cameron annonce l’intention de la CCSN de mettre à jour le mandat du GCRC et les coordonnées de ses membres en envoyant aux membres, en décembre, les documents en vigueur. Toute mise à jour des membres sera ensuite publiée sur le site Web du GCRC de la CCSN.

Suivi (CCSN) : Le compte rendu de la réunion du GCRC sera distribué au début du mois de décembre 2011.

Remarque : La CCSN a distribué l’ébauche du compte rendu et le lien pour accéder au mandat du GCRC et aux coordonnées de ses membres le 23 janvier 2012. Les commentaires reçus sur le compte rendu ont été inclus dans le présent document.

J. Cameron remercie les participants, et la séance est levée à 12 h 43.